09 ag. Com reduir costos informàtics i millorar la productivitat
Moltes empreses, sobretot en època de crisis, es pregunten, ¿com puc estalviar diners?. Està clar, que la informàtica, és imprescindible avui en dia a qualsevol empresa i ben aplicada pot millorar la productivitat enormement, però, a l’hora de comprar nous equips o programes hi ha moltes maneres de fer una mateixa cosa i ens poden sorgir una sèrie de dubtes ¿estem utilitzant l’eina adequada? ¿estem gastant de més? preguntes que em faig constantment a l’hora d’aplicar solucions per mi i per als meus clients. En aquest escrit hi han els meus cinc cèntims, simplement una humil opinió, que espero, us pugui fer servei.
“Cal fer les coses el més simples possible, però no més”. Albert Einstein.
El millor que podem fer abans de fer una cosa és pensar, ¿de què disposem? ¿puc re aprofitar el que ja tinc? un amic meu informàtic, abans de posar-s’hi, fa un plànol del que vol i com ho vol fer, pot ser una bona manera de començar. Les millors eines que tenim són el cervell i la imaginació, així que pregunta’t ¿realment necessites invertir? ¿quina és la manera més senzilla i efectiva de portar a terme el que vols fer? aquestes preguntes ens poden ajudar a trobar una solució que no havíem pensat i per la que potser, inclús, ni es necessita fer inversió.
“No posarem un Ferrari on n’hi ha prou amb un Golf”. Anònim.
No és el mateix un ordinador per casa, que per tasques comercials, administratives o per fer de servidor. Cada equip té una funció determinada i com a tal, s’ha de comprar tenint present això. No cal, un ordinador amb 8 nuclis per fer fulles de càlcul o respondre el correu electrònic. Potser, per un comercial que viatja bastant, amb una tauleta n’hi haurà prou o un netbook. Per un servidor de fitxers, podem posar un NAS, enlloc d’un ordinador sencer. Varis exemples de potència desaprofitada, que redunda en, més consum elèctric i més despesa, per unes prestacions que no aprofitarem.
Marca reconeguda, “blanca” o clònic
Pot ser que t’hagis plantejat, ¿equips de marca o clònics? per la meva experiència, els equips clònics, acostumen a ser més econòmics però, al mateix temps, la garantia que donen no és tant bona. Per exemple si volem comprar un equip per casa o un lloc de treball no gaire crític, no cal que mirem si és de marca o no, en canvi si parlem d’equips importants per el nostre negoci, haurem de valorar comprar un equip de marca, amb una bona ampliació de garantia ¿perquè? doncs ara ho veurem.
Ampliació de garantia
Les ampliacions de garantia, a la llarga, acostumen a amortitzar-se. Últimament, s’ha reduït la garantia de molts equips i components per empreses a 1 any, el qual és molt poc i aquesta, no és in situ. Si falla un equip o component, l’has d’enviar a la casa que l’ha fabricat, poden trigar setmanes a retornar-lo i més d’una vegada l’avaria encara hi és quan el retornen. Per exemple, ampliar a 3 anys de garantia, amb recollida i entrega gratuïta un portàtil, pot tenir un cost d’entre 45 i 100 € segons el model. Un cas més clar, el servidor, ampliar la seva garantia a 4 anys ens pot costar en els equips més modestos 220 €, al ser un equip que acostuma a estar engegat 24 h i és el nucli de la nostra empresa, pot ser interessant fer-ho. Això ens permetrà tenir una garantia in situ en 24 h, o sigui que si tenim un problema vindrà un tècnic en màxim 24 h o inclús menys si contractem una garantia superior i si falla algun component de l’ordinador (placa, disc, memòria, etc.) es canviarà sense cap cost extra i la nostra empresa no s’aturarà més del compte. El el cost inicial que ha tingut aquesta ampliació, ha quedat compensat de sobres, pensem en això com una assegurança, amb una sola avaria ja queda amortitzat. Per tant, primer mirarem quin ús ha de tenir l’equip, quina importància té i en base a això decidirem.
El sistema operatiu, Windows, Linux, MacOs…
Quan compres un portàtil o un ordinador de sobretaula amb Windows, en el preu hi ha inclòs el sistema operatiu. Windows Home val 100 € aproximadament, Professional 160 € i Server des de 160 a milers d’euros, Linux en canvi, val… 0 €. ¿Hi han menys programes per Linux? si, però ¿ i si, necessitem l’ordinador per navegar per Internet, ofimàtica, imprimir, treballar en xarxa o connectar-nos per remot i no cal, una aplicació especial, que només es troba per Windows? doncs la resposta és clara, no cal un Windows, cada llicència que estalviem són diners que podem invertir en altres àrees de l’empresa o en la informàtica mateix. També tingues present que quan compris un altre ordinador nou que substitueixi l’antic, si hi has posat un Windows i és OEM, com és en la majoria de casos, això vol dir que el Windows mor amb la màquina i no el pots aprofitar per la nova, per tant, se’n necessitarà un de nou. També cal saber, que cada llicència que posem de Windows, necessitarà un antivirus, un altre cost afegit i que amb els anys, deixarà de tenir suport, com passa amb el Windows XP i l’haurem d’actualitzar amb els costos que suposa. També a tot això s’ha d’afegir que, segons la meva experiència, el cost del manteniment de sistemes operatius Windows respecte MacOs o Linux és major, per tant, també hi haurà més despesa en aquest aspecte. Per últim dir que no es legal posar Windows Home a un entorn empresarial i si hi ha una auditoria, punxarem. ¿Vol dir tot això que Windows és un mal sistema operatiu? no, jo mateix el venc i l’administro a vàries empreses, això, el que vol dir, és que no estem obligats a estar lligats a un sol sistema, cadascun d’ells té punts forts i punts febles, tenir una visió més global, ens permet escollir el que realment necessitem en cada situació, sense llençar la casa per la finestra.
El paquet d’ofimàtica.
Cas similar a l’anterior, Microsoft Office en la versió domèstica (Hogar y estudiantes) que no es pot fer servir a entorns empresarials i que inclou Word, Excel, Powerpoint i OneNote, té un cost aproximat de 139 €. La versió més bàsica per empreses (Hogar y pequeña empresa que inclou Outlook als anteriors) té un cost de 269 € i la professional (afegeix Access i Publisher) de 539 €. Office 365, un servei que ha tret Microsoft en subscripció, suposa anar renovant el servei any rere any, per poder fer servir els seus programes. LibreOffice o Google docs valen… 0 €. ¿És el paquet d’ofimàtica de Microsoft un bon conjunt de programes? si, ¿és imprescindible posar-lo? no, LibreOffice, per posar un exemple que jo utilitzo, en la majoria de casos, funciona molt bé. A més, la majoria de vegades, del paquet d’ofimàtica d’Office, només s’aprofita el processador de textos o el full de càlcul, per tant diners llençats i en quan a Outlook, hi ha alternatives, com Thunderbird. Desgraciadament, igual que amb el sistema operatiu, el fet de que durant tants anys, s’hagin “piratejat” els programes com una cosa normal, ens ha fet pensar que no valien res.
Els programes en general.
Quants cops, es compra un programa molt complert i molt car i després, només se n’aprofita un 10 %, ¿realment era necessari aquell programa? no, però com que és el que té tothom i molts cops “pirata” doncs, ja coneixem la dita, ¿donde vas Vicente?. Hi ha programes molt econòmics o inclús gratuïts que fan el fet (si passes per aquesta pàgina en veuràs uns quants). També hi ha versions de programes de pagament, més econòmiques, per exemple, Adobe Photoshop, pot costar 750 € però Photoshop Elements, una versió reduïda, amb la que possiblement en tindràs prou, val una fracció d’aquest cost. També hi ha, alternatives de pagament per ús mensual i només paguem si fem servir el programa.
El núvol
Una altre eina que ens pot ajudar molt, és el núvol Amb solucions com Dropbox, Google apps, Evernote, ownCloud, etc… També, tenir els programes allotjats al mateix núvol (facturació, comptabilitat, etc). Generar les remeses directament des de la web del Banc, enlloc de tenir un programa instal·lat en un equip. Pàgines Google Maps, Earth o Translate i tantes i tantes altres… Aprofitant tots aquests recursos, podem estalviar costos i millorar la competitivitat i el treball en equip.
Estalvi energètic
Quantes vegades, entres a una sala de servidors i et trobes l’aire condicionat a una temperatura massa baixa, o es queden equips encesos sense necessitat o s’utilitzen equips amb una mala eficiència energètica. Si ho mirem bé, al cap de l’any revisar tot això, ens pot suposar estalviar més diners dels que ens pensem.
Utilitzar la informàtica per estalviar
Per últim, la informàtica, no només ens pot ajudar a a fer millor la feina i poder gaudir més del nostre temps lliure, també ens pot ajudar a estalviar en la despesa d’altres àrees, com la telefonia mitjançant Skype, o Localphone, la logística, enviant factures i documentació per correu electrònic, minutes al realitzar tràmits des d’Internet, etc. Les possibilitats són immenses.
Aquestes, són només algunes de les coses que se m’acudeixen, segur que tu en coneixes alguna altre o penses que es poden fer millor d’alguna altre manera, la informàtica canvia tan ràpid, que sempre es troba una millor manera de fer les coses. Si vols fer una aportació a aquest escrit, pots deixar un comentari, espero que aquesta lectura lleugera, si has arribat fins al final (enhorabona) t’hagi sigut d’alguna utilitat. 🙂
Manteniment Informàtic per empreses a Barcelona
¿Necessites ajuda? Telèfon gratuït 900 834 907
No Comments