Cómo reducir los costes informáticos y mejorar la productividad

Muchas empresas, sobre todo en época de crisis, se preguntan, ¿Cómo puedo ahorrar dinero?. Está claro, que la informática, es imprescindible hoy en día a cualquier empresa y bien aplicada puede mejorar la productividad enormemente, pero, a la hora de comprar nuevos equipos o programas nos pueden surgir una serie de dudas ¿Estamos utilizando la herramienta adecuada? ¿Estamos gastando de más? Preguntas que me hago constantemente a la hora de aplicar soluciones para mí y para mis clientes. En este escrito hay mi humilde opinión, que espero, os pueda ayudar en algo.

“Hay que hacer las cosas lo más simples posible, pero no más”. Albert Einstein.

Lo mejor que podemos hacer antes de hacer una cosa es pensar, ¿De que disponemos? ¿Puedo re-aprovechar lo que ya tengo? Un amigo mío informático, antes de ponerse a trabajar, hace un plano de lo que quiere y como lo quiere hacer, puede ser una buena manera de empezar. Las mejores herramientas que tenemos son el cerebro y la imaginación, así que pregúntate ¿Realmente necesitas invertir? ¿Cual es la manera más sencilla y efectiva de llevar a cabo lo que quieres hacer? Estas preguntas nos pueden ayudar a encontrar una solución que no habíamos pensado y para la que quizás, incluso ni se necesite hacer inversión.

“No pondremos un Ferrari dónde baste con un Civic“. Anónimo.

No es el mismo un ordenador para casa, que para realizar tareas comerciales, administrativas o para hacer de servidor. Cada equipo tiene una función determinada y como tal, se tiene que comprar teniendo presente esto. No hace falta, un ordenador con 8 núcleos para hacer hojas de cálculo o responder el correo electrónico. Quizás, para un comercial que viaja bastante, con una tablet bastará o un netbook incluso un chromebook. Para un servidor de ficheros, podemos poner un NAS y no será necesario un ordenador entero. Varios ejemplos de potencia desaprovechada, que redunda en, más consumo eléctrico y más gasto en equipos, para unas prestaciones que no aprovecharemos.

Marca reconocida, “blanca” o clónico

Puede ser que te hayas planteado, ¿Equipos de marca o clónicos? Según mi experiencia, los equipos clónicos, acostumbran a ser más económicos pero, al mismo tiempo, la garantía que dan no es tan buena. Por ejemplo si queremos comprar un equipo por casa o un puesto de trabajo no muy crítico, no hace falta que miramos si es de marca o no, en cambio si hablamos de equipos importantes por nuestro negocio, tendremos que valorar comprar un equipo de marca, con una buena ampliación de garantía ¿Porqué? Pues ahora lo veremos.

Ampliación de garantía

Las ampliaciones de garantía, a la larga, acostumbran a amortizarse. Últimamente, se ha reducido la garantía de los equipos y componentes para empresas a 1 año, lo cual es muy poco y dicha garantía no es in situ. Si falla un equipo o componente, lo tienes que enviar a la casa que lo ha fabricado y pueden tardar semanas a devolverlo y más de una vez la avería todavía está cuando lo devuelven. Por ejemplo, ampliar a 3 años de garantía, con recogida y entrega gratuita un portátil, puede tener un coste de entre 45 y 100 € según el modelo. Un caso más claro, el servidor, ampliar su garantía a 4 años nos puede costar en los equipos más modestos entre 70 y 225 €, al ser un equipo que acostumbra a estar encendido y trabajando 24 horas y es el núcleo de nuestra empresa, puede ser interesante hacerlo. Esto nos permitirá tener una garantía in situ en 24 horas, o sea que si tenemos un problema vendrá un técnico máximo al día siguiente o incluso menos si contratamos una garantía superior y si falla algún componente del ordenador (placa, disco, memoria, etc…) se cambiará sin ningún coste extra y nuestra empresa no se detendrá más de la cuenta. El coste inicial que ha tenido esta ampliación, ha quedado compensado de sobra. Pensemos en esto como si fuera un seguro, con una sola avería ya queda amortizado. Por lo tanto, primero miraremos qué uso le vamos a dar al equipo, qué importancia tiene y en base a esto decidiremos.

El sistema operativo, Windows, Linux, ChromeOS, MacOS

Cuando compras un portátil o un ordenador de sobremesa con Windows, en el precio se ha incluido el sistema operativo. Windows Home cuesta unos 100 € aproximadamente, Professional 160 € y Server desde 185 a miles de euros, Linux en cambio, te va a costar… 0 €. ¿ Hay menos programas para Linux? Si, pero ¿ Y si, necesitamos el ordenador para navegar por Internet, ofimática, imprimir, trabajar en red o conectarnos por remoto y no hace falta, una aplicación especial, que sólo se encuentre para Windows? Pues la respuesta es clara, no hace falta Windows, cada licencia que ahorramos es dinero que podemos invertir en otras áreas de la empresa o en la informática misma. También ten presente que cuando compres otro ordenador nuevo que sustituya el antiguo, si has puesto un Windows y es OEM, como es en la mayoría de casos, esto quiere decir que esa licencia de Windows muere con la máquina y no la puedes aprovechar para un equipo nuevo, por lo tanto, se necesitará otro Windows. También hay que saber, que cada licencia que ponemos de Windows, necesitará un antivirus, otro coste añadido y que con los años, dejará de tener apoyo, como pasa con el Windows XP y lo tendremos que actualizar con los costes que supone. También a todo esto se tiene que añadir que, según mi experiencia, el coste del mantenimiento de sistemas operativos Windows respeto a Linux, ChromeOS o MacOS es mayor, por lo tanto, también habrá más gasto en este aspecto. Por último decir que no está correctamente licenciado poner Windows Home en un entorno empresarial y si hay una auditoría nos pueden multar por ello. ¿Quiere decir todo esto que Windows es un mal sistema operativo? No, yo mismo lo vendo y lo administro en varias empresas, esto, lo que quiere decir, es que no estamos obligados a estar ligados a un solo sistema, cada uno de ellos tiene puntos fuertes y puntos débiles, tener una visión más global, nos permite escoger el que realmente necesitamos en cada situación, sin gastar en licencias innecesariamente.

El paquete de ofimática.

Caso similar al anterior, Microsoft Office en la versión doméstica (Hogar y estudiantes) que no se puede usar a entornos empresariales y que incluye Word, Excel, Powerpoint y OneNote, tiene un coste aproximado de 139 €. La versión más básica para empresas (Hogar y pequeña empresa que incluye Outlook a los anteriores) tiene un coste de 269 € y la profesional (añade Access y Publisher) vale 539 €. Office 365, un servicio que ha sacado Microsoft en suscripción, supone ir renovándolo año tras año, para poder usar sus programas. LibreOffice o Google docs tienen un coste de… 0 €. ¿Es el paquete de ofimática de Microsoft un buen conjunto de programas? Si, ¿Es imprescindible ponerlo? No, LibreOffice, para poner un ejemplo que yo utilizo, en la mayoría de casos, funciona muy bien. Además, la mayoría a veces, del paquete de ofimática de Office, sólo se aprovecha el procesador de textos o la hoja de cálculo, por lo tanto dinero tirado y en cuando a Outlook, hay alternativas, como Thunderbird. Desgraciadamente, igual que con el sistema operativo, el hecho de que durante tantos años, se hayan pirateado los programas como una cosa normal, nos ha hecho pensar que no valían nada o que venían incluidos con Windows.

Los programas en general.

Cuántas veces, se compra un programa muy completo y caro y después, sólo se aprovecha un 10 %, ¿Realmente era necesario aquel programa? No, pero como es el que tiene todo el mundo y muchas veces pirata pues, ya conocemos el dicho, ¿Donde vas Vicente? A donde va la gente. Hay programas muy económicos o incluso gratuitos que te pueden servir (si pasas por esta página verás unos cuántos). También hay versiones de programas de pago, más económicas, por ejemplo, Adobe Photoshop, puede costar 750 € pero Photoshop Elements, una versión reducida, con la que posiblemente tendrás bastante, vale una fracción de este coste. También hay, alternativas de pago por uso mensual y en las cuales sólo pagamos si usamos el programa.

La nube

Otra herramienta que nos puede ayudar mucho, es la nube Con soluciones como Dropbox, Google apps, Evernote o ownCloud, para citar algunos ejemplos. También, tener los programas alojados en la misma nube (facturación, contabilidad, etc). Generar las remesas directamente desde la web del Banco, en vez de tener un programa instalado en un equipo. Páginas como Google Maps, Earth o Translate y tantas y tantas otras. Aprovechando todos estos recursos, podemos ahorrar costes y mejorar la competitividad y el trabajo en equipo.

Ahorro energético

Cuántas veces, entras a una sala de servidores y te encuentras el aire acondicionado a una temperatura demasiada baja, o se quedan equipos encendidos ordenadores en la empresa de noche sin necesidad o se utilizan equipos con una mala eficiencia energética. Si lo miramos bien, a finales de año de año, revisar todo esto, nos puede suponer ahorrar más dinero de lo que creemos y encima le hacemos un bien a nuestro planeta.

Utilizar la informática para ahorrar

Por último, la informática, no sólo nos puede ayudar a a hacer mejor el trabajo y poder disfrutar más de nuestro tiempo libre, también nos puede ayudar a ahorrar en el gasto otras áreas, como la telefonía IP mediante Skype, Localphone o otras empresas, la logística, enviando facturas y documentación por correo electrónico, minutas al realizar trámites desde Internet, etc. Las posibilidades son inmensas.

Estas, son sólo algunas de las cosas que se me ocurren, seguro que tú conoces alguna otra o piensas que se pueden hacer mejor de alguna otro forma, la informática cambia tan rápido, que siempre se encuentra una mejor manera de hacer las cosas. Si quieres hacer una aportación a este escrito, puedes dejar un comentario, espero que esta lectura ligera, si has llegado hasta el final (enhorabuena) te haya sido de alguna utilidad. 🙂

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